subbanner

Orientering om sårjournalen

Se opdatering fra 31-07-17 længere nede!

Telemedicinsk sårjournal er implementeret i alle kommuner og regioner og har til formål at skabe et samarbejde mellem kommunerne og regionerne. På den måde skabes en bedre behandlingen af patienter med sår. Der kommer derved et skærpet fokus med arbejdet omkring behandlingen af sår i kommunerne.

I forbindelse med udsendelse af udbudsmateriale i projektet har Region Nordjylland, som systemansvarlige for Sårjournalen brug for, at medlemmerne af forretningsstyregruppen tilkendegiver, at de accepterer, at Region Nordjylland kan gennemføre et udbud og underskrive kontrakt som systemforvaltende region, på vegne af de 5 regioner og alle landets kommuner. I kommissoriet er dette ikke formuleret entydigt.

Esbjerg Kommune repræsenterer de syddanske kommuner i dette arbejde og vil derfor gerne give de øvrige 21 kommuner mulighed for at protestere, hvis de ikke vil give accept til, at Region Nordjylland får mandat til at underskrive kontrakten. Hvis en kommune ikke vil give denne accept eller har spørgsmål i denne sammenhæng, bedes I rette henvendelse til Anni Kjærgaard ans23@esbjergkommune.dk senest den 14. juni kl. 14.00.

I kan klikke her for at  læse mere om projektet.

 

OPDATERING (16-06-17)- Besked fra Region Nordjylland

Der har været lidt udfordringer i forhold til hvem der er ordregiver på miniudbuddet og hvem der må underskrive en ny kontrakt med en leverandør. Vi bad Jer således om at tilkendegive at I kunne acceptere at Region Nordjylland indgik kontrakt på vegne af regioner og kommuner.

Imidlertid har det givet anledning til en del debat, og det er derfor ikke længere aktuelt at indhente denne accept, og I kan således se bort fra denne anmodning.

Vi arbejder på en løsning på problemet, men må konstatere at vi ikke kan overholde den forventede tidsplan i forhold til udsendelse af tilbudsmaterialet til miniudbuddet.

Vi forventer at måtte forlænge den eksisterende aftale nogle få måneder og herefter fortsætte med miniudbud. Når vi i næste uge er afklarede om de fremtidige planer vil vi igen udsende en orienterende mail.

 

Opdatering (31-07-17)

 

Nedenstående er en orienterende mail sendt fra Region Nordjylland til Forretningsstyregruppen for sårjournalen omkring situationen i forbindelse med kontraktudløb og udbudsproces. Mailen er til orientering i kommunerne.

 

I forbindelse med at den eksisterende kontrakt med Dansk Telemedicin udløber 31. august 2017 har Region Nordjylland som systemansvarlig og med godkendelse i forretningsstyregruppen, fået belyst hvorledes en ny leveranceaftale kan indgås i henhold til de gældende udbudsbestemmelser. Det er på baggrund heraf besluttet i forretningsstyregruppen, at Region Nordjylland kan igangsætte et miniudbud. Dette under en SKI rammeaftale, i henhold til hvilken, der netop kan anskaffes et system og services, der er lig den nuværende sårjournal. Den eksisterende leverandør er også leverandør på SKI rammeaftalen.  

 

I arbejdsprocessen med at udbudsmaterialet var i høring blandt det udbuds-/arbejdsudvalg der har fået en kommenteringsopgave opstod en drøftelse af, på hvilke organisationers vegne, at udbuddet gennemføres og den kommende kontrakt kan indgås.

 

Region Nordjylland har hidtil haft den opfattelse, at FSI strukturen og den heriliggende godkendelsesproces/delegering af opgaver gav regionen, som systemansvarlig region, bemyndigelse til at gennemføre et udbud samt indgå en forpligtende aftale på alles vegne. Sådan at forstå, at alle regioner og kommuner virkede som ordregivere men også kontraktparter.

 

Det har vist sig ikke at være opfattelsen hos alle styregruppens medlemmer. Det man er uenig i er, at Region Nordjylland har bemyndigelse til at forpligte alle ”blot” med udgangspunkt i FSI governancemodellen og den driftsaftale, der er indgået mellem regionen og FSI.

 

Det vurderer vi i Region Nordjylland er en korrekt opfattelse.

 

Idet den foreliggende kontrakt har et snarligt udløb og idet der er tale om et system, der er patientnært er det vigtigt at der etableres et kontraktgrundlag i henhold til den gældende (udbuds)lovgivning. Det betyder som godkendt i forretningsstyregruppen, at der skal gennemføres et miniudbud snarest muligt.

 

Følgende fremgår af governancemodellen for FSI:

Systemforvaltningsansvaret er defineret i en aftale, som indgås mellem FSI’s parter og den systemansvarlige part. Som bilag til aftalen udarbejdes en Service Level Agreement (SLA), der beskriver det serviceniveau, som den systemansvarlige part er forpligtet til at levere. Herudover kan den systemansvarlige part have driftsaftaler med eksterne leverandører.

 

Den i governancemodellen beskrevne aftale er den driftsaftale, som Region Nordjylland har indgået med FSI.

 

Det er vores vurdering, at governancemodellen giver Region Nordjylland lov til at igangsætte et udbud af sårjournalen og dette er da også godkendt i forretningsstyregruppen bestående af 5 medlemmer fra kommunerne, 5 medlemmer fra regionerne og et medlem fra Sundhedsdatastyrelsen, et medlem fra systemforvalteren og formanden for en brugergruppe. Det er vores vurdering, at for at sikre at enhver potentiel selvstændig udbudsforpligtelse hos hver enkelt kommune og/eller region er løftet, så skal udbuddet gennemføres af Region Nordjylland som ordregiver, men at Region Nordjylland har den rolle som systemansvarlig på vegne af de øvrige brugere, Regionerne xx/kommunerne xx.

 

Det er vores vurdering, at governancemodellen i realiteten beskriver systemansvaret som et systemejerskab sådan at forstå, at Region Nordjylland har lov til, og forventes at, indgå kontrakten direkte med leverandøren efter et udbud. Det betyder i realiteten også, at regionens ”kunder” herefter bliver FSI/alle kommunerne og regionerne. Derfor vil det også være i overensstemmelse med governancemodellen, at Region Nordjylland gennemfører udbuddet som ”Kunden” og altså kontraktpart med udbuddets vinder.

 

De beskrevne relationer mellem Region Nordjylland og den kommende leverandør har den juridiske konsekvens, at Region Nordjylland står i front og dermed også bærer den kontraktuelle risiko med leverandøren. Det er vores vurdering, at denne risiko kan begrænses via formuleringer i udbudsmaterialet, herunder særligt vedrørende de situationer, at der måtte være en eller flere kommuner/regioner, der efter et udbud måtte vælge ikke at ville benytte sårjournalen længere. Dertil kommer, at vi har en vis forventning om, at prisniveauet på den kommende aftale ikke vil afvige væsentligt fra det nuværende prisniveau, og at FSI parterne har aftalt at ville benytte Sårjournalen i forbindelse med ØA2015 (udløb ultimo 2017).

 

Det må naturligvis være en konsekvens af ovenstående, at det efter udbudsprocessen er gennemført er nødvendigt med en afklaring af, om Region Nordjylland bør indgå særskilte tilslutningsaftaler med hver enkelt region og kommune eller om driftsaftalen med FSI i kombination med governancemodellen for FSI er tilstrækkeligt med aftalegrundlag.

 

Grundet ovenstående orienteringsproces, de udfordringer der har være omkring rollerne i FSI samt hensynet til ikke at skulle afvikle et udbud hen over sommerferien, vil det være nødvendigt at forlænge kontrakten med den eksisterende leverandør, mens arbejdet med udbudsmaterialet færdiggøres. Dette forventer vi kan ske inden for rammerne af den gældende udbudslovgivning idet værdien af forlængelsen ikke vil overstige tærskelværdien på kr. 1.558.409 + moms. Der kan dog foreligge historiske ændringer af kontrakten, der kan få betydning for denne vurdering.

Måtte det vise sig, at der opstår udbudsretlige eller især kommercielle vanskeligheder, fx på grund af væsentligt forøgede omkostninger i det afgivne tilbud, da vil regionen med en vis sandsynlighed have behov for at forlænge kontrakten yderligere end det påtænkte. I så fald vil forlængelsen i sig selv kunne være i strid med udbudsreglerne. Da der også i dette tilfælde vil være tale om en kortvarig forlængelse, og da en sådan yderligere forlængelse også forventeligt vil have en relativt begrænset værdi, vurderer vi konsekvenserne af en eventuel klage over tilsidesættelsen af reglerne for begrænsede. Dette skal forstås sådan, at selve kontraktforlængelsen næppe kommer i fare, da den naturligt udløber efter en kort periode, og den mulige økonomiske konsekvens (ud over eventuelle rådgiverhonorarer) er begrænset til 5 % af kontraktforlængelsens værdi.

 

Region Nordjylland sikrer at der udarbejdes en ny allonge mhp. forlængelse af den eksisterende kontrakt med Dansk Telemedicin. Morten Kjeldgaard orienterer brugerevalueringsgruppen om, at vi genoptager arbejdet med miniudbuddet efter sommerferien og forventer at udbudsmateriale kan udsendes til leverandører medio august. Vi håber således at indgå en ny kontrakt 1. november 2017.